随着我校文化建设发展、科学研究和地方服务工作的深入开展，以及对外交往的日益频繁，各类大型活动（会议）不断增多，为了使各类大型活动的组织工作规范、有序，本着精简、务实、高效的原则，结合工作实际，特对主办或协办（承办）的各类大型活动管理暂行规定如下：
一、各类大型活动（会议）的范畴
（一）国际性（或全国性）的学术会议、大型学术研讨活动；
（二）全国或省、市教育系统的工作研讨会、经验交流活动；
（三）大型庆典或纪念活动、文艺演出或体育竞技活动；
（四）全国或省、市各类考试、培训、体育赛事（规模在100人以上的，正常教学活动除外）；
（五）全校性重要会议（活动）或其他各类重要活动（含学生社团重要活动等）。
二、活动准备的基本要求
1．明确活动的目的、内容、任务、要求、预期效果；
2．明确活动的名称、主办和协办（承办）单位、规模、形式、出席范围、召开的时间、地点；
3．确定活动议程（包括主持人、大会发言人及发言时间、出席领导等）；
4．下发会议文件凡涉及有关政策法规的，应与相关部门协调，并征得同意；
5．为领导代拟讲话稿或提供有关背景材料；
6．做好各类大型活动经费的预算和资金落实；
7. 做好会议（活动）会务管理和服务工作；
8. 协调落实后勤保障、安全保卫工作及需要其它部门协作的事项；
9. 填报成都大学大型活动审批表（见附件1），报学校办公室备案。
10．以上工作由主办或协办（承办）单位牵头，总体负责。
三、活动审批程序与要求
1．召开国际性学术会议、学术研讨活动的，由承办单位根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》（教外际〔2006〕105号）和《财政部外交部关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行〔2011〕2号）的相关规定将报告送校科研处、国际合作与交流处等部门会审，同时报学校办公室备案；两处会审后将报告送分管副校长、校长签发；再由国际合作与交流处行文向省教育厅等上级主管部门呈文申报，获得同意后方可召开。举办全国性学术会议、学术研讨活动的，由承办单位将报告送科研处，同时报学校办公室备案，科研处初审后将报告送分管副校长签发，再由科技处行文上报相关上级部门，获同意后方可召开。
2. 涉外活动需邀请省、市领导出席的，须提前一个月向校国际合作与交流处申报，由国际合作与交流处归口办文。其他活动需邀请省、市领导出席的，应提前一个月报学校办公室，并应附上活动议程，如需省、市领导或校领导讲话的，承办单位应提供代拟讲稿或有关背景材料，由校办办文呈报。
3．各部门、学院拟邀请主要校领导或全体领导参加的学术会议或其他大型活动，至少在活动举行前一周，按照相关要求报学校办公室，由学校办公室报党政主要领导审批同意后列入学校每周工作安排表。邀请其他校领导参加的，由承办单位自行协调，被邀请领导同意参加后列入学校每周工作安排表。
4．各部门、学院组织的大型活动，已邀请到知名专家、学者或政府官员（厅局级及以上）参加的，应将邀请对象的姓名、身份等有关信息告知学校办公室，以便学校按照学校接待礼仪提前做好安排。
5．各二级单位在校内举办的大型活动，举办单位还应将活动时间、地点、参加人数、安全措施和负责人姓名等信息，在举办活动前两周报校保卫处备案，由保卫处牵头根据相关规定上报上级有关部门备案。主办单位要遵照“谁主管、谁负责”的原则，协调落实好后勤保障、安全防范的措施。
6．外单位要租借我校场地举办大型活动（含培训、考试、演出、比赛等），须先书面与学校办公室联系（见附件），经分管或联系校领导或市级有关部门审批同意后，学校方可出借场地。按照“谁管理、谁负责”的原则，各场地管理部门应制定所管场地租借费用标准及管理办法报学校批准，并严格按收支两条线管理。任何部门不得擅自允诺出借学校场地举办大型活动。学校同意后，承办单位还需报保卫处备案，并协调相关部门配合。
四、资料的收集整理
各类大型会议或活动结束后，承办活动的单位负责将会议议程、领导讲话稿、会议、活动有关材料收集整理，作为文书档案归档保存。
五、本规定自行文之日起执行。本规定由学校办公室负责解释。
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